Das Verfahren der vorherigen schriftlichen Notifizierung und Zustimmung besteht aus einer Vorabkontrolle (vor Beginn der Abfallverbringungen) und der Verbleibskontrolle (für jeden Abfalltransport). Die Pflicht zur Notifizierung besteht für alle Abfälle die keinem Eintrag der Grünen Liste (Anhang III, IIIA und IIIB der VVA) zugeordnet werden können.
Für Ausnahmen zur Notifizierungspflicht von Abfällen siehe die Ausführungen zu den Informationspflichten.
Notifizierungsunterlagen
Der Exporteur hat die geplante Verbringung von Abfällen mittels Notifizierungsbogen und Begleitformular sowie weiterer erforderlicher Unterlagen bei der in seinem Heimatland zuständigen Behörde zu beantragen (notifizieren). Hilfestellung zum Ausfüllen der Formulare enthält eine Ausfüllanleitung, die auch Vorgaben für die Rahmengröße der Formulare macht. Die Ausfüllanleitung kann Anhang IC der VVA entnommen werden.
Die erforderlichen Notifizierungs-Unterlagen sind dem Anhang II der VVA zu entnehmen oder einer unverbindlichen Checkliste.
Behördenzustimmung
Grenzüberschreitende Abfallverbringungen sind nur dann zulässig, wenn und solange vorher die zuständigen Behörden am Versandort (Exportstaat), am Bestimmungsort (Importstaat) schriftlich zugestimmt haben, sowie etwaige für die Durchfuhr zuständige Behörden (Transitstaat) zugestimmt haben. Die Zustimmungen aller Behörden müssen kumulativ vorliegen. Die Zustimmung ist ein Jahr gültig. Bei Verwertungsanlagen mit Vorabzustimmung (in der EU und der OECD) kann diese Frist auf bis zu 3 Jahre verlängert werden.
Die Bund-Länder-Arbeitsgemeinschaft Abfall (LAGA) hat eine Vollzugshilfe zur VVA und zum Abfallverbringungsgesetz (AbfVerbrG) herausgegeben, die auf der LAGA Webseite (Mitteilung 25) heruntergeladen werden kann.
Zuständige Behörden
Zuständig für Im- und Export von notifizierungspflichtigen Abfällen sind in Deutschland gemäß § 14 Abfallverbringungsgesetz (AbfVerbrG) die Bundesländer. Diese bestimmen die Genehmigungsbehörden, die eine abfallrechtliche Prüfung von Im- und Exportanträgen zur grenzüberschreitenden Abfallverbringung vornehmen.
Für die Durchfuhr durch Deutschland ist das Umweltbundesamt zuständig.